Gmina Międzyzdroje to pierwszy samorząd, w którym przetestowano ExtrAct – system sztucznej inteligencji stworzony przez Instytut Badawczy IDEAS, mający odciążyć urzędników od ręcznego przeglądania dokumentów. Po zakończeniu pilotażu Ministerstwo Cyfryzacji zaprasza kolejne jednostki samorządu terytorialnego do wdrożenia rozwiązania.
System automatycznie odczytuje dokumenty wykorzystywane w administracji lokalnej, akty notarialne, dane z ksiąg wieczystych, kartoteki gruntów i budynków, i wyodrębnia z nich kluczowe informacje: dane stron transakcji, parametry nieruchomości, zapisy prawne. Uzupełnia je danymi z rejestrów publicznych i sygnalizuje ewentualne niespójności. Każda wyodrębniona informacja jest powiązana z konkretnym fragmentem oryginalnego dokumentu, więc urzędnik może jednym kliknięciem sprawdzić źródło, bez ponownego czytania całości.
W Międzyzdrojach system przetestowano na ponad 350 aktach notarialnych, liczących średnio ok. 27 stron. Globalna skuteczność ekstrakcji danych wyniosła niemal 95 proc., a w przypadku analizy zapisów prawnych przekroczyła 98 proc. Wicepremier, minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski, po uruchomieniu pilotażu ocenił, że narzędzie skróci pracę urzędnika średnio pięciokrotnie, zadania wymagające wcześniej pięciu osób ma dziś wykonywać jedna.
Po sukcesie pilotażu w Międzyzdrojach resort poszukuje kolejnych samorządów zainteresowanych testami. Jak informuje biuro prasowe Ministerstwa Cyfryzacji, na obecnym etapie nie obowiązują sztywne kryteria formalne, limit uczestników ani wykluczenia ze względu na wielkość gminy, pierwszym krokiem jest wypełnienie formularza na stronie ai.gov.pl.
Koszty są podzielone: Instytut IDEAS finansuje etap wstępny, analizę potrzeb urzędu i dostosowanie systemu do jego specyfiki, natomiast samorząd pokrywa koszty wdrożenia technicznego oraz późniejszego utrzymania. Jedynym warunkiem wstępnym jest posiadanie zarządzanej wewnętrznie sieci LAN i zasobów obliczeniowych do uruchamiania oprogramowania, resort zaznacza, że większość urzędów obecnie ich nie ma, więc rozmowy zwykle kończą się zakupem sprzętu.
System działa w całości lokalnie, bez korzystania z zewnętrznych dostawców usług AI, co ma zapewniać, że poziom bezpieczeństwa wyznacza wyłącznie sieć samorządowa. Zgodnie z unijnym AI Act ExtrAct należy do systemów ograniczonego ryzyka, nie podejmuje samodzielnych decyzji, a odpowiedzialność za dane pozostaje po stronie urzędnika, który każdorazowo potwierdza odczyt.
Resort zapowiada, że narzędzie docelowo ma obsługiwać nie tylko akty notarialne, lecz także inne kategorie dokumentów, a zakres każdego wdrożenia, w tym szkoleń i dostępu do danych, ustalany jest indywidualnie z każdym urzędem.